P E R S O N D A T A P O L I T I K

Baggrunden for vores persondatapolitik er EU’s databeskyttelsesdirektiv, som blev implementeret i Danmark pr. 25. maj 2018. Formålet med direktivet og den tilsvarende danske lov er at beskytte borgernes persondata i et marked med øget udveksling af data.

Vi har et oprigtigt ønske om at følge de til enhver tid gældende regler på databeskyttelsesområdet og har som led heri udarbejdet denne politik. Politikken er gældende pr. 25. maj 2018 og har været fulgt siden denne dato via interne, detaljerede retningslinier.

Vores overordnede mål er at kunne servicere kunderne bedst muligt, naturligvis under hensyntagen til gældende persondatalovgivning. Kunderne bliver i alle tilfælde gjort bekendt med deres ret til indsigt i egne data, ændring og sletning af disse og til at kræve relevante data overført (dataportabilitet).

Merete Popp (MP) er dataansvarlig, og butikkens salgsmedarbejdere, herunder indehaver Carsten Popp, er databehandlere. Primo maj 2018 er der, efter grundig orientering fra MPs side af databehandlerne om kravene i forhold til den nye persondatalovgivning, indgået mundtlig aftale mellem MP og databehandlerne om rollefordelingen. MP og databehandlerne er bekendt med deres respektive ansvarsområder.

Vi behandler data i henhold til nedenstående:

  1. Produkter og relevant databehandling

 FOTOGRAFERING

 Pasfotos: billederne udleveres direkte til kunden i papirform eller mailes i forbindelse med betaling. Optagelserne opbevares kun til næste morgen, hvorefter de slettes. Billeder optaget og viderebehandlet i forhold til specielle visa-formål gemmes på serveren i ca. 1 år, hvorefter de slettes.

Portrætfotos: billederne udleveres direkte til kunden i papirform eller mailes i forbindelse med betaling. Optagelserne gemmes på butikkens server op til ca. 1 år, hvorefter de gemmes på ekstern harddisk, som opbevares i aflåst skab. Dette er for at kunne servicere kunden bedst muligt.

Julekortfotografering: billederne udleveres direkte til kunden i papirform eller mailes i forbindelse med betaling. Optagelserne opbevares kun til næste morgen, hvor de slettes. Ved kundens ønske opbevares optagelsen på butikkens server.

Konfirmationsfotos: Optagelser foretages i enkelte tilfælde af ekstern professionel fotograf, med hvem der er indgået databehandleraftale. Vi udleverer billederne direkte til kunden (kontaktpersonen) eller til præsten, som herefter forestår udlevering.

Kunden informeres i alle nævnte 4 tilfælde om butikkens praksis for opbevaring/sletning af optagelserne og om kundens ret til – i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning – at se optagelserne, afslå opbevaring, kræve sletning af optagelserne og kræve overførsel af optagelserne (dataportabilitet).

Skole- og børnehavefotos:

Fotos udleveres direkte til den oplyste forældrekontaktperson. Optagelserne gemmes med henblik på at kunne effektuere kundernes ordrer. Navne- elev- og klasseoplysninger modtages fra de respektive børnehaver/skoler. Ved bestilling logger kontaktpersonen ind med sit eget brugernummer og kode og får således udelukkende adgang til egne børns fotos. Dvs., at ved bestilling oplyser kontaktpersonen selv navn, adresse og tlf.nr. samt e-mailadresse, så butikken kan levere billederne til kontaktpersonen. En anden person end den opgivne kontaktperson kan IKKE via butikken få adgang til billederne af barnet/børnene uden skriftligt samtykke fra den ordreafgivende kontaktperson. Data håndteres via ”Fotolet”, med hvem der er indgået databehandleraftale, og kan udelukkende tilgås med brugernavn og kode. Der er endvidere i august 2018 indgået databehandleraftale med Kolding Kommune om butikkens behandling af persondata på Kolding Kommunes vegne.
Inden fotografering af barnet/børnene, beder vi altid forældrene, via den pågældende skoles ”forældreintra”, at informere os eller skolen, såfremt de IKKE ønsker deres barn/børn fotograferet af os.
Optagelserne gemmes på forretningens server. Efter relevant tid flyttes de til ekstern harddisk, der opbevares i aflåst skab. Fotos af det enkelte barn registreres udelukkende med et fortløbende nummer. Bearbejdede, bestilte ordrer gemmes under børnehave, skole, klasse og barnets navn på server og slettes efter 3 år, hvilket vi, af hensyn til at kunne servicere kunden bedst muligt, skønner rimeligt.

Optagelserne foretages af professionel fotograf, med hvem der er indgået databehandleraftale.

Levering af billederne sker efter aftale med kunden, f.eks. via lokale forretningsdrivende i de byer, hvor skolerne er beliggende. Der er indgået underdatabehandleraftaler med de relevante forretningsdrivende.

BILLEDORDRER

Fremkaldelse af film fra analoge kameraer og/eller negativer, dels for butikkens egne kunder, dels for en række andre butikker i og uden for PhotoCare kæden: Der er indgået databehandleraftaler med de pågældende butikker.

DIGITALE ordrer via flg. elektroniske medier:

e-mail til: lab®popp.dk / photocare®popp.dk /
lab®poppphoto.dk / photocare®poppphoto.dk / foto®poppphoto.dk
og/eller kolding®photocare.dk,

USB-stik,

mobiltelefon,

tablet,

hukommelseskort fra digitale kameraer

butikkens og/eller PhotoCare kædens app med henblik på print/behandling af fotos,

bestilling af billeder på butikkens kundestationer.

Data modtaget via butikken i relation til digitale ordrer behandles via eksternt firma, med hvem der er indgået databeskyttelsesaftale.

Gamle/historiske fotos til scanning og evt. redigering i PhotoShop gemmes på serveren i ca. 1 år, hvorefter de lagres på ekstern harddisk, der opbevares i aflåst skab.

For samtlige ovennævnte typer fotografering og billedordrer gælder, at butikken IKKE bruger kundens data og/eller produkter, udover hvad der er nødvendigt for udførelse af den pågældende opgave. Dette sker ud fra et ønske om at kunne yde kunden den bedst mulige service. Materialet gemmes typisk 3-30 dage og slettes derefter automatisk.

Evt. brug af kundens billeder til markedsføring af butikken sker altid efter kundens forudgående skriftlige samtykke, og kunden bliver i samme forbindelse informeret om sine rettigheder i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

SALG AF FOTOGRAFISK UDSTYR, herunder fotografisk og elektronisk udstyr

Kopier af service-/garantibeviser ved f.eks. kamerakøb (opbevares med henblik på bedst mulig servicering af kunden, herunder som teknisk information ved evt. reklamationer og kundens forespørgsler om supplerende udstyr). Kundeoplysningerne omfatter kundenavn, adresse samt kamera- og serienummer. Kopien af servicebeviset gemmes såvel på papir som elektronisk. Kopier af service-/garantibeviser opbevares efter kundens forudgående samtykke. Ønsker kunden ikke opbevaring, opbevares udelukkende oplysning om kameraets navn og serienummer, salgsbon og dato

ØVRIGE produkter

Fotokopier af diverse dokumenter. Den bestilte fotokopi udleveres altid direkte til kunden ved betaling. Vi opbevarer således ikke kopi af det pågældende dokument. Fejlkopier makuleres altid.

Videokopiering – både for vores egne kunder og for en række eksterne fotobutikker. Den/de bestilte videokopier udleveres altid direkte til kunden eller til den pågældende eksterne fotobutik. Vi opbevarer således ikke kopi af videomaterialet. Der er indgået databehandleraftaler med de pågældende eksterne fotobutikker.

Fotobøger – designes og bestilles direkte af kunden hos producenten af fotobøgerne, der tilsendes os i plastindbinding. Vi kommer således ikke i direkte berøring med bøgerne/de viste fotografier.

Kundens rettigheder i forhold til persondataoplysninger

Vi er bekendt med og følger gældende persondatalovgivning omkring kundens ret til indsigt i data, ændring og sletning af disse og til overførsel af data (dataportabilitet) – jvfr. ovenstående beskrivelser i relation til samtlige butikkens kundedata. Kunden har endvidere ret til til enhver tid at trække et givet samtykke tilbage.

Der er i butikken opsat skilte med henvisning/link til nærværende persondatapolitik.

  1. Adgang til oplysningerne

Det er udelukkende butikkens medarbejdere, der har adgang til relevante persondata. Medarbejderne er qua deres ansættelsesmæssige loyalitetsforpligtelse bundet af IKKE at måtte dele persondata med eksterne. Butikken har endvidere en ekstern IT-chef, som (teoretisk set) har adgang til oplysningerne. Der er indgået databehandleraftale mellem butikken og IT-chefen. IT-chefen reagerer på enhver tænkelig form for mistænkelig aktivitet på butikkens netværk.

  1. Tiltag for at undgå/minimere risikoen for brud på datasikkerheden

Risikoen for brud på datasikkerheden vurderes som LAV qua flg. foranstaltninger:

INDBRUD i butikslokalet/TYVERI af billed- og øvrigt datamateriale: Butikken har aftale med certificeret vægterfirma. Der er taget en række andre sikringsmæssige forholdsregler.

Der skiltes med vægterovervågningen på butikkens vinduer.

Butikken har, i tilfælde af mistænkelig aktivitet i butikslokalet i butikkens åbningstid, mulighed for at tilkalde vagter, ansat af City Kolding. Disse vagter er, qua deres ansættelse i certificeret vægterfirma, bundet af tavshedspligt.

Der er endvidere opsat overvågningskameraer i butikken. Ved indgangsdøren skiltes der med, at disse kameraer anvendes.

DIGITALT TYVERI: Vores digitale system er sikret via firewall og relevant kodning.

  1. Ajourføring af persondatapolitikken

Der foretages regelmæssig opfølgning på/ajourføring af vores persondatapolitik. Ajourføring foretages endvidere løbende i relevante tilfælde.

  1. Diverse øvrige data

Der er underskrevet databehandleraftale i forhold til de eksterne fagpersoner, der har medvirket ved installering af nyt kassesystem. Der foretages med mellemrum den oprydning i kassesystemet, som skønnes forsvarlig i forhold til regnskabslovgivningen. Det samme er tilfældet i forhold til debitor- og kreditoroplysninger. Der opbevares ALTID relevante data om debitorer, så længe butikken har et økonomisk udestående med de pågældende.

  1. Cookies

Der henvises til afsnittet om cookies på butikkens hjemmeside
www.poppphoto.dk

  1. Spørgsmål til vores persondatapolitik

I tilfælde af spørgsmål til vores persondatapolitik, er man velkommen til at kontakte Merete eller Carsten Popp på data®popp.dk. Der henvises endvidere til vores hjemmeside www.poppphoto.dk, til PhotoCare kædens hjemmeside www.photocare.dk og til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk

  1. Kunden har ret til at klage

Kunden har ret til at klage til Datatilsynet over vores databehandling. Datatilsynet er myndighed på persondataområdet. Datatilsynets hjemmeside er www.datatilsynet.dk

Kolding i januar 2019

Carsten Popp (indehaver)

Teksten er opdateret i sommeren 2019