P E R S O N D A T A P O L I T I K
Baggrunden for min persondatapolitik er EU’s databeskyttelsesdirektiv, som blev implementeret i Danmark pr. 25. maj 2018. Formålet med direktivet og den tilsvarende danske lov er at beskytte borgernes persondata i et marked med øget udveksling af data.
Jeg har et oprigtigt ønske om at følge de til enhver tid gældende regler på databeskyttelsesområdet og har som led heri udarbejdet denne politik. Politikken er gældende pr. 25. maj 2018 og har været fulgt siden denne dato via interne, detaljerede retningslinier.
Mit overordnede mål er at kunne servicere kunderne bedst muligt, naturligvis under hensyntagen til gældende persondatalovgivning. Kunderne bliver i alle tilfælde gjort bekendt med deres ret til indsigt i egne data, ændring og sletning af disse og til at kræve relevante data overført (dataportabilitet).
Indehaver Carsten Popp (CP) er dataansvarlig og er databehandlere.
Jeg behandler data i henhold til nedenstående:
Produkter og relevant databehandling
FOTOGRAFERING
Pasfotos: Tages ikke længere.
Portrætfotos: Tages normalt ikke længere, men hvis udleveres billederne direkte til kunden i papirform eller mailes i forbindelse med betaling. Optagelserne gemmes på butikkens server op til ca. 1 år, hvorefter de gemmes på ekstern harddisk, som opbevares i aflåst lokale. Dette er for at kunne servicere kunden bedst muligt.
Konfirmationsfotos: Optagelser foretages i enkelte tilfælde af ekstern professionel fotograf, med hvem der er indgået databehandleraftale. Jeg udleverer billederne direkte til kunden (kontaktpersonen) eller til præsten, som herefter forestår udlevering.
Kunden informeres i alle nævnte tilfælde om butikkens praksis for opbevaring/sletning af optagelserne og om kundens ret til – i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning – at se optagelserne, afslå opbevaring, kræve sletning af optagelserne og kræve overførsel af optagelserne (dataportabilitet).
Skolefotos:
Jeg står ikke længere for skolefotografering, men kan af ekstern leverandør til skolen blive bedt om at forestå printning og fordeling af fotos.
I så fald gælder følgende:
Fotos udleveres direkte til den oplyste forældrekontaktperson. Optagelserne gemmes med henblik på at kunne effektuere kundernes ordrer. Navne- elev- og klasseoplysninger modtages fra de respektive børnehaver/skoler. Ved bestilling logger kontaktpersonen ind med sit eget brugernummer og kode og får således udelukkende adgang til egne børns fotos. Dvs., at ved bestilling oplyser kontaktpersonen selv navn, adresse og tlf.nr. samt e-mailadresse, så butikken kan levere billederne til kontaktpersonen. En anden person end den opgivne kontaktperson kan IKKE via butikken få adgang til billederne af barnet/børnene uden skriftligt samtykke fra den ordreafgivende kontaktperson. Data håndteres via ”Fotolet”, med hvem der er indgået databehandleraftale, og kan udelukkende tilgås med brugernavn og kode. Der er endvidere i august 2018 indgået databehandleraftale med Kolding Kommune om butikkens behandling af persondata på Kolding Kommunes vegne.
Inden fotografering af barnet/børnene, beder vi altid forældrene, via den pågældende skoles ”forældreintra”, at informere os eller skolen, såfremt de IKKE ønsker deres barn/børn fotograferet af os.
Optagelserne gemmes på forretningens server. Efter relevant tid flyttes de til ekstern harddisk, der opbevares i aflåst lokale. Fotos af det enkelte barn registreres udelukkende med et fortløbende nummer. Bearbejdede, bestilte ordrer gemmes under børnehave, skole, klasse og barnets navn på server og slettes efter 3 år, hvilket vi, af hensyn til at kunne servicere kunden bedst muligt, skønner rimeligt.
Optagelserne foretages af professionel fotograf, med hvem der er indgået databehandleraftale.
Levering af billederne sker ved personlig levering til kundens postkasse – eller i sjældne tilfælde ved levering pr. post
BILLEDORDRER
Fremkaldelse af film fra analoge kameraer og/eller negativer, dels for butikkens egne kunder, dels for andre butikker i og uden for PhotoCare kæden: Der er indgået databehandleraftaler med de pågældende butikker.
DIGITALE ordrer via flg. elektroniske medier:
e-mail til: prints@poppphoto.dk / lab®poppphoto.dk / foto®poppphoto.dk
USB-stik,
mobiltelefon,
tablet,
hukommelseskort fra digitale kameraer
butikkens hjemmeside med henblik på print/behandling af fotos,
Data modtaget via butikken i relation til digitale ordrer behandles normalt internt, i sjældne tilfælde via eksternt firma, med hvem der så er indgået databeskyttelsesaftale.
For samtlige ovennævnte typer fotografering og billedordrer gælder, at butikken IKKE bruger kundens data og/eller produkter, udover hvad der er nødvendigt for udførelse af den pågældende opgave. Dette sker ud fra et ønske om at kunne yde kunden den bedst mulige service. Materialet gemmes typisk 1-31 dage og slettes derefter automatisk.
Gamle/historiske fotos til scanning og evt. redigering i PhotoShop gemmes på serveren i ca. 1 år, hvorefter de lagres på ekstern harddisk, der opbevares i aflåst lokale.
Evt. brug af kundens billeder til markedsføring af butikken sker altid efter kundens forudgående skriftlige samtykke, og kunden bliver i samme forbindelse informeret om sine rettigheder i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.
SALG AF FOTOGRAFISK UDSTYR, herunder fotografisk og elektronisk udstyr
Kopier af fakturaer opbevares i butikkens til enhver tid benyttede regnskabsprogram.
ØVRIGE produkter
Fotokopier af diverse dokumenter. Den bestilte fotokopi udleveres altid direkte til kunden ved betaling. Der opbevares således aldrig kopi af det pågældende dokument. Fejlkopier makuleres altid.
Videokopiering – både for egne kunder og for en række eksterne fotobutikker. Den/de bestilte videokopier udleveres altid direkte til kunden eller til den pågældende eksterne fotobutik. Af servicehensyn over for kunden opbevares materialet i nogle tilfælde i 1-2 år på butikkens server.
Der er indgået databehandleraftaler med de pågældende eksterne fotobutikker.
Fotobøger – designes og bestilles direkte af kunden hos producenten af fotobøgerne, der tilsendes os i plastindbinding. Vi kommer således ikke i direkte berøring med bøgerne/de viste fotografier.
Kundens rettigheder i forhold til persondataoplysninger
Jeg er bekendt med og følger gældende persondatalovgivning omkring kundens ret til indsigt i data, ændring og sletning af disse og til overførsel af data (dataportabilitet) – jvfr. ovenstående beskrivelser i relation til samtlige butikkens kundedata. Kunden har endvidere ret til til enhver tid at trække et givet samtykke tilbage.
Adgang til oplysningerne
Det er udelukkende butikkens indehaver, der har adgang til relevante persondata. Butikken har endvidere en ekstern IT-chef, som (teoretisk set) har adgang til oplysningerne. Der er indgået databehandleraftale mellem butikken og IT-chefen. IT-chefen reagerer på enhver tænkelig form for mistænkelig aktivitet på butikkens netværk.
Tiltag for at undgå/minimere risikoen for brud på datasikkerheden
Risikoen for brud på datasikkerheden vurderes som LAV qua flg. foranstaltninger:
INDBRUD//TYVERI af billed- og øvrigt datamateriale: Butikken har taget en række sikringsmæssige forholdsregler.
Der er opsat overvågningskameraer på grundstykket, hvor butikken ligger.
DIGITALT TYVERI: Vores digitale system er sikret via firewall og relevant kodning.
Ajourføring af persondatapolitikken
Der foretages regelmæssig opfølgning på/ajourføring af vores persondatapolitik. Ajourføring foretages endvidere løbende i relevante tilfælde.
Diverse øvrige data
Der foretages med mellemrum den oprydning i regnskabssystemet, som skønnes forsvarlig i forhold til regnskabslovgivningen. Det samme er tilfældet i forhold til debitor- og kreditoroplysninger. Der opbevares ALTID relevante data om debitorer, så længe butikken har et økonomisk udestående med de pågældende.
Cookies
Der henvises til afsnittet om cookies på butikkens hjemmeside
www.poppphoto.dk
Spørgsmål til vores persondatapolitik
I tilfælde af spørgsmål til vores persondatapolitik, er man velkommen til at kontakte Carsten Popp på data®popp.dk. Der henvises endvidere til vores hjemmeside www.poppphoto.dk og til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Kunden har ret til at klage
Kunden har ret til at klage til Datatilsynet over vores databehandling. Datatilsynet er myndighed på persondataområdet. Datatilsynets hjemmeside er www.datatilsynet.dk
Kolding i januar 2019
Carsten Popp (indehaver)
Teksten er opdateret i september 2026